정글에 오신 걸 환영합니다!! (Welcome to jungle!!) 사회라는 새로운 정글에서 두려움에 떨며 방황하고 있는 모든 사회 초년생을 위해 준비한 신입사원의 101가지 생존 백서

 

네 번째, 폴더는 관리(Management)의 대상이다.

폴더는 중요한 관리의 대상이다. 폴더가 관리가 중요한 업무 중 하나라는 것을 의외로 많은 사회 초년생들이 간과한다. 회사의 모든 업무는 결국 특정 산출물(out-put)을 만들어 낸다. 산출물의 형태는 다르지만 산출물은 결국 엑셀, PPT, 워드 등 파일로 남고 이 파일이 모여 폴더를 만든다. 결국 '업무 산출물 = 폴더'라는 등식이 성립한다. 기업의 인적자원이 인사 관리(Human Resouce Management)를 통해 효율적으로 배치되고 관리되는 것처럼 개인의 업무 자원이 폴더 관리(Folder Management)를 통해 효율적으로 배치되고 관리될 필요가 있는 것이라고 생각하면 거의 맞다.


(이미지 출처 : 다음 미생 5수 중 http://cartoon.media.daum.net/webtoon/viewer/15299)

윤태호 작가의 웹툰 미생 5화를 보면 폴더 관리의 중요성에 관한 에피소드가 잘 나와 있다. 종합상사인 윈인터네셔널에 베테랑 선배 김대리가 가장 먼저 인턴사원 장그래에게 시킨 일이 폴더 정리다. 장그래가 고민의 고민을 거듭해 정리해 놓은 폴더를 보고 김대리는 이렇게 말한다. '내가 정해서 준 파일 구성은 이 회사 메뉴얼이야. 모두가 같은 이해를 전제 하고 있다고. 당신이 이렇게 고치면 문제 있을 때 당신에게 문의해야 하나?' 이 애피소드에서 볼 수 있듯이 일관된 파일 관리는 타인과의 커뮤니케이션 향상 및 업무 속도 향상에 도움을 준다. 폴더 관리에 법칙은 없지만 가장 보편적인 폴더 트리의 샘플을 보면서 관리법을 소개한다.

1) 폴더는 [연도/대주제/소주제]로 분류 : 보통 회사는 1년 단위로 움직이는 경우가 많고 팀이나 업무 역시 연도를 단위로 경우가 있 때문에 최상위 폴더는 연도로 둔다. 대주제의 넘버링은 001의 세자리 숫자로 구분하고 소주제의 넘버링은 01의 두자리 숫자로 구분해 폴더 간의 경중을 직관적으로 알 수 있도록 한다.

2) 폴더 이름은 프로세스 혹은 중요도에 따라 넘버링 : 모든 폴더 이름에는 접두어로 001, 03 같은 숫자를 넣는 것이 좋다. 중요한 업무부터 오름차순으로 001, 002, 003 이렇게 접두어를 붙이는 것도 좋다. 아니면 업무 프로세스에 따라 01, 02, 03 이렇게 접두어를 붙여도 좋다. 중요도, 프로세스 두 가지 원칙을 합친 것이 위의 폴더관리 예이다. [004 프로모션]는 나에게 4번째로 중요한 업무이고 하위 폴더인 [01 CRM], [02 SMS 발송], [03 1월 프로모션]은 프로모션 프로세스를 설명한다.

3) 파일명은 [날짜_주제어_제목_버전.확장자]로 구분 : 파일은 날짜를 접두어로 쓰는 것이 자동으로 정렬되어 가장 보기 편하다. 날짜 다음에는 주제어를 넣는데 차후 검색 시 용이하도록 일종의 tag를 단다는 느낌으로 적어주면 된다. 제목에 문서명을 적고 버전이 있는 경우 그 뒤에 숫자를 적어준다. 이 기준으로 위 캡처 이미지를 살펴보면 '130228_기획안_CRM 프로세스_1.xls'의 파일명은 2013년 2월 28일에 만든 기획 문서로 CRM 프로세스를 정리한 첫 번째 버전의 엑셀 파일을 뜻한다.

다섯째, 메일을 지배하는 자가 매일을 지배한다.

메일을 지배하는 자가 매일의 일을 지배한다. 전쟁에서 총과 칼이 중요한 무기라면 회사라는 전쟁터에서 병사들은 e-메일을 들고 전장을 해쳐 나간다 해도 과언이 아니다. 그만큼 회사에서 가장 많이 사용하고 또 정중한 형태의 커뮤니케이션 수단이 메일이다. 메일로 팀내 주요한 커뮤니케이션을 진행하며 팀장님, 상무님께 보고하고 다른 부서의 합의를 얻어내며, 거래처와 영업을 한다. 특히 빠르게 업무가 진행되는 팀내 메일이 아닌 회사 외부로 보내는 정중한 메일을 읽어보면 발신자의 업무 능력까지도 미루어 짐작해 볼 수 있다.

앞서 폴더가 관리의 대상이라고 말한 것 처럼 메일도 중요한 데이터 관리의 대상이다. 주요 업무 문서들을 메일로 주고 받기 때문에 메일을 KMS(Knowledge Management System)라고 간주하고 철저하게 관리하는 것이 필요하다. 실제 업무를 진행하다 경험하는 난감한 상황을 몇 가지 들어보면, '① 거래처와 중요한 합의를 이끌어 낸 메일을 삭제해 휴지통을 찾아봤으나 깨끗하게 비워져 있다. ② 팀장님이 '규청씨 지난번에 내가 보낸 기획안 전략팀에 회송해줘요.'라고 하였으나 아무리 머리를 쥐어 짜도 어떤 메일인지 생각이 나지 않는다. ③ 내가 지난 달에 보낸 메일을 약간 수정해서 다른 곳에 보내야 하는데 보낸 메일이 없어서 메일을 다시 써야 한다.' 보낸  주고 받은 메일 모두 중요한 서류라고 생각하고 관리하자.

1) 메일함은 사람 이름으로 규칙 설정해 분류 : 메일함 역시 앞에 언급한 폴더처럼 관리가 가능하다. 사내 메일이든, 아웃룩이든, 구글이든 모든 메일 서비스는 폴더로 그룹화 및 규칙 설정이 가능하다. 규칙 설정이란 사전에 특정 규칙을 설정해 놓고 그 규칙에 부합하는 메일들이 자동으로 특정 폴더로 들어가는 설정 값을 말한다. 일반적으로 사람 단위로 업무를 진행하기 때문에 메일 규칙을 보낸 사람을 위주로 정리하면 관리가 편리하다. 메일함의 폴더 이름을 [박근혜], [문재인], [안철수]로 만들고 규칙을 설정해 보낸 사람의 이름이 박근혜 일 때는 [박근혜] 폴더로, 문재인 일 때는 [문재인]폴더로 메일이 자동으로 들어가도록 만들어라. 자신의 업무를 기록으로 남기기도 용이하고 나중에 찾기도 편하다.

3) 메일 제목은 정확하게 본문은 명료하게 : 메일도 하나의 공식적인 서류다. 서류이기 때문에 문서가 갖춰야 할 기본적인 것인 요건을 갖추고 있어야 한다.

- 제목은 메일의 내용을 함축 할수 있도록 정확해야 한다.
- 메일의 본문은 소설처럼 주저리주저리 길게 쓰기보다 본문은 위의 이미지처럼 넘버링을 해서 내용을 정리하는 것이 좋다. 메일이 한눈에 들어오지 않으면 업무의 효율성을 떨어뜨린다.
- 첨부 파일이 있는 경우라면 메일 본문에 첨부 파일의 내용을 간략하게 요약한다.

2) 메일 관련 용어의 의미를 정확히 숙지할 것 : 가장 기본적인 내용이지만 용어의 의미를 완벽하게 이해하는 것이 중요하다. 의미를 정확히 모르면 큰 실수를 하게 될 수도 있다. 내 지인은 인사팀에서 회사 전체에 보낸 공지 메일에 자신의 개인정보를 포함한 메일을 전체 회신으로 보내 굉장히 곤란한 상황을 겪은 적이 있기도 하다.

- 수신자 (Receiver) : 메일을 받는 사람. 수신자가 여러 명일 경우 직급이나 연차가 높은 순으로 수신자를 지정한다.
- 참조자 (CC, Carbon Copy) : 받는 사람 입장에서는 함께 메일을 받아본다는 점에서 수신자와 참조자가 차이가 없지만, 보내는 사람 입장에서는 수신자는 이 메일을 꼭 받아야 하는 대상, 참조자는 이 메일을 참고만 할 필요가 있는 사람이라는 차이가 있다. 의미 구분을 잘 하여 메일을 보내는 것이 좋다.
- 비밀 참조자 (BCC, Blind Carbon Copy) : 수신자를 [박근혜], 비밀 참조자를 [문재인], [안철수]로 넣으면 문재인이 메일을 열었을 때 박근혜는 수신자로 보이나 안철수에게 메일을 보낸 것은 보이지 않는다. 중요한 메일의 경우 자신의 서브 메일 계정을 숨김 참조로 넣거나 수신자들끼리 다른 수신자를 알 수 없는 공지 형태의 메일을 쓸 때 비밀 참조를 사용한다.
- 회신(Reply)/전체 회신(Total Reply) : 회신은 일반적인 답장을 말하며 제목에 [Re :]라는 말머리가 달린다. 답장에 답장을 하면? [Re : Re] 라는 말머리가 제목에 따라다니다. 전체 회신은 메일을 수신자 전체에게 일괄적으로 동일한 메일을 보낸다.
- 회송 or 전달 (Forwarding) : 회송은 메일의 내용을 첨부파일까지 그대로 전달하는 것을 말하며 [Fw :]라는 말머리가 달린다.
- 기타 자주 쓰는 용어들 : FYI(For Your Information, 메일 내용 참고만 하라는 뜻), ASAP(As Soon As Possible, 가능한 빨리 하라는 뜻)

 

본 원고는 커플즈 코리아(http://www.coupleeskorea.com) 4월호에 기고 한 글입니다.

 

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Posted by 최규청

 

Yes24 링크 http://www.yes24.com/24/Goods/8511576?Acode=101

국내 최초 연애 전문 잡지 '커플즈 코리아'의 홈페이지를 만들었다. 도메인은 http://www.coupleskorea.com

제작 기간은 [호스팅] - [기획] - [제작] - [안정화] - [SEO]까지 전체로 2개월 정도 걸린 것 같다.

퇴근하고 짬짬이 계속 작업했는데 3월에 창간한 잡지라 일정에 많이 쫒겼다.

컨텐츠도 좋고 해서 앞으로의 모습이 많이 기대된다.

암튼 결과물이 만족스럽게 나와서 다행이다. 

프론트 페이지

- 전체 레이아웃은 [탑] - [메인 카테고리] - [슬라이더] - [카테고리] - [최하단 후터] 순으로 잡았다.
- 커플에 대한 잡지라 프론트 페이지 우측에 커플 사진을 배치했다. 이미지를 넣을 공간을 많이 만들었다.
- 메인 슬라이드를 넣어 시각적으로 시원한 느낌을 주었다.

컨텐츠 페이지

- 전체적으로 나눔고딕 웹 폰트를 적용했다.
- 요즘 유행하는 소셜 댓글도 해볼까 하다가 기업 홈페이지에 댓글이 잘 달리지 않기에 과감히 기본 댓글만 남겨놓고 쉐어홀릭(shareholic) 플러그인으로 공유하기 기능만 강화했다.

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Posted by 최규청


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