여섯 번째, 회식자리 소주는 정신력으로 마신다.

 

KBS 드라마 '직장의 신' 중에서

  

KBS 드라마'직장의 신'에서 회식에 절대 참가하지 않는 미스김(김혜수)은 회식 참석 후 고기 굽기20만원, 탬버린 치기 40만원 수당으로 회사에 청구했다. 회식도 일의 연장이라고 주장하는 해프닝이지만 아무튼 신입사원에게 회식 자리는,  특히 첫 번째 회식은 너무 긴장되는 자리다.

  

신입사원에게 회식 자리는 위기(위협과 기회)의 시간이다. 회식자리에서 나의 행동에 따라 술자리마저 잘 챙기는 그런  센스있는 사원에서 다음 날 아침 사내 메신저에서 왕창 씹히는 무개념 사원까지 천국과 지옥을 경험할 수 있을 것이다.  시대가 어느 시댄데 회식 자리 이야기냐고 말할지 모르나 우리의 상사와 그대들의 선배는 대부분 그'어느 시대' 사람들이다. 상사 뿐만 아니라 나에게 사무적이었던 김대리와 함께 속 깊은 이야기를 나누며 친목을 도모할 수 있는 회식자리를 기회로 잡을 것.

  

다음에 말하는 세가지 정도를 지키면 회식 자리 뿐만 아니라 회사생활에서도 사랑스러운 후배가 될 수 있다. 1) 술은 가장 상사가 있는 반대 방향을 보고 꺾어 마셔라. 임원과 함께하는 술자리가 아니더라도 조금 과하다 싶을 정도로 예의를  지키는 것이 좋다. 2) 주변 사람 잔이 비어있으면 내가 잔을 채워주고 고기는 내가 구우며 반찬 리필도 내가 한다. 가만이  앉아 남이 주는 술만 받고 고기와 반찬을 넙죽넙죽 맛있게 먹으면 그것만큼 얄미울 수 없다. 3) 소주는 정신력으로 마셔라. 자기 몸을 주체하지 못하고 멍멍이가 된다면 아마 몇 년간 회식 날의 주사를 가지고 씹힐지도 모른다. 술을 많이 먹게 되더라도 정신력으로 버텨 회식 자리가 끝나고 모든 사람이 택시를 타고 집에 가는 바로 그 시점까지 정신줄을 놓지 말라.

 

건배 제의를 해야하는 경우 인터넷 검색을 통해 몇가지 준비해가는 것도 좋다. 물론 좀 오글거릴 수도 있지만 버벅거리면서 아무소리 못하는 것 보다는 오글거리는 것을 외워가는 것이 나을 것이다. 예를들어 실제 내가 했던 것 중에 '진달래'가 있었다. ''실하고 ''콤한 '(내)'일을 위하여! 물론 술자리에서 엄청 오글거렸지만.. 나쁜 반응은 아니었다. 회식자리에선 준비를 하든 즉석에서 하든 무조건 살아남아라. 강한 자가 살아남는게 아니라 살아 남는 자가 강한거니까...

 

본 원고는 커플즈 코리아(http://www.coupleeskorea.com) 5월호에 기고 한 글입니다.

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Posted by 최규청

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네 번째, 폴더는 관리(Management)의 대상이다.

폴더는 중요한 관리의 대상이다. 폴더가 관리가 중요한 업무 중 하나라는 것을 의외로 많은 사회 초년생들이 간과한다. 회사의 모든 업무는 결국 특정 산출물(out-put)을 만들어 낸다. 산출물의 형태는 다르지만 산출물은 결국 엑셀, PPT, 워드 등 파일로 남고 이 파일이 모여 폴더를 만든다. 결국 '업무 산출물 = 폴더'라는 등식이 성립한다. 기업의 인적자원이 인사 관리(Human Resouce Management)를 통해 효율적으로 배치되고 관리되는 것처럼 개인의 업무 자원이 폴더 관리(Folder Management)를 통해 효율적으로 배치되고 관리될 필요가 있는 것이라고 생각하면 거의 맞다.


(이미지 출처 : 다음 미생 5수 중 http://cartoon.media.daum.net/webtoon/viewer/15299)

윤태호 작가의 웹툰 미생 5화를 보면 폴더 관리의 중요성에 관한 에피소드가 잘 나와 있다. 종합상사인 윈인터네셔널에 베테랑 선배 김대리가 가장 먼저 인턴사원 장그래에게 시킨 일이 폴더 정리다. 장그래가 고민의 고민을 거듭해 정리해 놓은 폴더를 보고 김대리는 이렇게 말한다. '내가 정해서 준 파일 구성은 이 회사 메뉴얼이야. 모두가 같은 이해를 전제 하고 있다고. 당신이 이렇게 고치면 문제 있을 때 당신에게 문의해야 하나?' 이 애피소드에서 볼 수 있듯이 일관된 파일 관리는 타인과의 커뮤니케이션 향상 및 업무 속도 향상에 도움을 준다. 폴더 관리에 법칙은 없지만 가장 보편적인 폴더 트리의 샘플을 보면서 관리법을 소개한다.

1) 폴더는 [연도/대주제/소주제]로 분류 : 보통 회사는 1년 단위로 움직이는 경우가 많고 팀이나 업무 역시 연도를 단위로 경우가 있 때문에 최상위 폴더는 연도로 둔다. 대주제의 넘버링은 001의 세자리 숫자로 구분하고 소주제의 넘버링은 01의 두자리 숫자로 구분해 폴더 간의 경중을 직관적으로 알 수 있도록 한다.

2) 폴더 이름은 프로세스 혹은 중요도에 따라 넘버링 : 모든 폴더 이름에는 접두어로 001, 03 같은 숫자를 넣는 것이 좋다. 중요한 업무부터 오름차순으로 001, 002, 003 이렇게 접두어를 붙이는 것도 좋다. 아니면 업무 프로세스에 따라 01, 02, 03 이렇게 접두어를 붙여도 좋다. 중요도, 프로세스 두 가지 원칙을 합친 것이 위의 폴더관리 예이다. [004 프로모션]는 나에게 4번째로 중요한 업무이고 하위 폴더인 [01 CRM], [02 SMS 발송], [03 1월 프로모션]은 프로모션 프로세스를 설명한다.

3) 파일명은 [날짜_주제어_제목_버전.확장자]로 구분 : 파일은 날짜를 접두어로 쓰는 것이 자동으로 정렬되어 가장 보기 편하다. 날짜 다음에는 주제어를 넣는데 차후 검색 시 용이하도록 일종의 tag를 단다는 느낌으로 적어주면 된다. 제목에 문서명을 적고 버전이 있는 경우 그 뒤에 숫자를 적어준다. 이 기준으로 위 캡처 이미지를 살펴보면 '130228_기획안_CRM 프로세스_1.xls'의 파일명은 2013년 2월 28일에 만든 기획 문서로 CRM 프로세스를 정리한 첫 번째 버전의 엑셀 파일을 뜻한다.

다섯째, 메일을 지배하는 자가 매일을 지배한다.

메일을 지배하는 자가 매일의 일을 지배한다. 전쟁에서 총과 칼이 중요한 무기라면 회사라는 전쟁터에서 병사들은 e-메일을 들고 전장을 해쳐 나간다 해도 과언이 아니다. 그만큼 회사에서 가장 많이 사용하고 또 정중한 형태의 커뮤니케이션 수단이 메일이다. 메일로 팀내 주요한 커뮤니케이션을 진행하며 팀장님, 상무님께 보고하고 다른 부서의 합의를 얻어내며, 거래처와 영업을 한다. 특히 빠르게 업무가 진행되는 팀내 메일이 아닌 회사 외부로 보내는 정중한 메일을 읽어보면 발신자의 업무 능력까지도 미루어 짐작해 볼 수 있다.

앞서 폴더가 관리의 대상이라고 말한 것 처럼 메일도 중요한 데이터 관리의 대상이다. 주요 업무 문서들을 메일로 주고 받기 때문에 메일을 KMS(Knowledge Management System)라고 간주하고 철저하게 관리하는 것이 필요하다. 실제 업무를 진행하다 경험하는 난감한 상황을 몇 가지 들어보면, '① 거래처와 중요한 합의를 이끌어 낸 메일을 삭제해 휴지통을 찾아봤으나 깨끗하게 비워져 있다. ② 팀장님이 '규청씨 지난번에 내가 보낸 기획안 전략팀에 회송해줘요.'라고 하였으나 아무리 머리를 쥐어 짜도 어떤 메일인지 생각이 나지 않는다. ③ 내가 지난 달에 보낸 메일을 약간 수정해서 다른 곳에 보내야 하는데 보낸 메일이 없어서 메일을 다시 써야 한다.' 보낸  주고 받은 메일 모두 중요한 서류라고 생각하고 관리하자.

1) 메일함은 사람 이름으로 규칙 설정해 분류 : 메일함 역시 앞에 언급한 폴더처럼 관리가 가능하다. 사내 메일이든, 아웃룩이든, 구글이든 모든 메일 서비스는 폴더로 그룹화 및 규칙 설정이 가능하다. 규칙 설정이란 사전에 특정 규칙을 설정해 놓고 그 규칙에 부합하는 메일들이 자동으로 특정 폴더로 들어가는 설정 값을 말한다. 일반적으로 사람 단위로 업무를 진행하기 때문에 메일 규칙을 보낸 사람을 위주로 정리하면 관리가 편리하다. 메일함의 폴더 이름을 [박근혜], [문재인], [안철수]로 만들고 규칙을 설정해 보낸 사람의 이름이 박근혜 일 때는 [박근혜] 폴더로, 문재인 일 때는 [문재인]폴더로 메일이 자동으로 들어가도록 만들어라. 자신의 업무를 기록으로 남기기도 용이하고 나중에 찾기도 편하다.

3) 메일 제목은 정확하게 본문은 명료하게 : 메일도 하나의 공식적인 서류다. 서류이기 때문에 문서가 갖춰야 할 기본적인 것인 요건을 갖추고 있어야 한다.

- 제목은 메일의 내용을 함축 할수 있도록 정확해야 한다.
- 메일의 본문은 소설처럼 주저리주저리 길게 쓰기보다 본문은 위의 이미지처럼 넘버링을 해서 내용을 정리하는 것이 좋다. 메일이 한눈에 들어오지 않으면 업무의 효율성을 떨어뜨린다.
- 첨부 파일이 있는 경우라면 메일 본문에 첨부 파일의 내용을 간략하게 요약한다.

2) 메일 관련 용어의 의미를 정확히 숙지할 것 : 가장 기본적인 내용이지만 용어의 의미를 완벽하게 이해하는 것이 중요하다. 의미를 정확히 모르면 큰 실수를 하게 될 수도 있다. 내 지인은 인사팀에서 회사 전체에 보낸 공지 메일에 자신의 개인정보를 포함한 메일을 전체 회신으로 보내 굉장히 곤란한 상황을 겪은 적이 있기도 하다.

- 수신자 (Receiver) : 메일을 받는 사람. 수신자가 여러 명일 경우 직급이나 연차가 높은 순으로 수신자를 지정한다.
- 참조자 (CC, Carbon Copy) : 받는 사람 입장에서는 함께 메일을 받아본다는 점에서 수신자와 참조자가 차이가 없지만, 보내는 사람 입장에서는 수신자는 이 메일을 꼭 받아야 하는 대상, 참조자는 이 메일을 참고만 할 필요가 있는 사람이라는 차이가 있다. 의미 구분을 잘 하여 메일을 보내는 것이 좋다.
- 비밀 참조자 (BCC, Blind Carbon Copy) : 수신자를 [박근혜], 비밀 참조자를 [문재인], [안철수]로 넣으면 문재인이 메일을 열었을 때 박근혜는 수신자로 보이나 안철수에게 메일을 보낸 것은 보이지 않는다. 중요한 메일의 경우 자신의 서브 메일 계정을 숨김 참조로 넣거나 수신자들끼리 다른 수신자를 알 수 없는 공지 형태의 메일을 쓸 때 비밀 참조를 사용한다.
- 회신(Reply)/전체 회신(Total Reply) : 회신은 일반적인 답장을 말하며 제목에 [Re :]라는 말머리가 달린다. 답장에 답장을 하면? [Re : Re] 라는 말머리가 제목에 따라다니다. 전체 회신은 메일을 수신자 전체에게 일괄적으로 동일한 메일을 보낸다.
- 회송 or 전달 (Forwarding) : 회송은 메일의 내용을 첨부파일까지 그대로 전달하는 것을 말하며 [Fw :]라는 말머리가 달린다.
- 기타 자주 쓰는 용어들 : FYI(For Your Information, 메일 내용 참고만 하라는 뜻), ASAP(As Soon As Possible, 가능한 빨리 하라는 뜻)

 

본 원고는 커플즈 코리아(http://www.coupleeskorea.com) 4월호에 기고 한 글입니다.

 

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하나. 진-인사-대천명

진인사대천명(盡人事待天命), 삼국지에서 유래한 이 고사성어는 ‘어떤 일이든지 자신의 노력으로 최선을 다한 뒤에 그 성공의 여부는 하늘의 뜻에 따라 겸허하게 받아들여야 한다.’라는 뜻이다. 하지만 이 고사성어에는 아주 중요한 신입사원의 생존법이 숨어있는데 그것은 ‘진짜 인사 잘하는 놈이 성공한다.’라는 것이다.

회사는 신입사원에게 눈부신 성과(High Performance)를 기대하지 않는다. 회사는 신입사원에게 올바른 태도(Right Attitude)를 기대한다. 성과는 시간이 지나고 경험과 경력이 쌓이면 자연히 올라오게 되어있지만 태도는 초기에 만들지 않으면 자연스럽게 좋아지기가 어렵다. 아마 회사의 높으신 분들께 신입사원에게 가장 중요한 덕목 3가지를 말해달라 하면 첫째는 인사, 둘째는 인사, 셋째는 인사를 꼽을 것이다. 인사가 바로 한 사람의 태도와 인상을 결정짓는 가장 중요한 요소이기 때문이다.

출근하면서 인사하고 화장실에서 마주쳐도 인사하고 복도에서 지나가도 인사하고 식당에서도 인사하라. 90도의 격식을 갖춘 인사가 아니더라도 밝은 표정으로 가볍게 하는 인사도 좋다. 옆 팀 선배를 떠올렸을 때 자연스럽고 밝게 인사하는 모습이 떠오른다면 그 선배는 성공적인 회사생활을 할 확률이 높다.

둘. 복사 잘하고 커피 잘 타는 비결

취업 카페를 들어가보면 이런 종류의 글이 꼭 있다. ‘선배가 1주일 째 제게 복사만 시키고 있습니다. 제가 이런 일 하려고 몇 천만원 씩 등록금 낸 것도 아닌데 견디기가 어렵습니다. 제가 무슨 복사기 인가요?’ 혹은 ‘차장님이 제게 계속 단순 번역 업무를 시키십니다. 제가 입사 전에 생각했던 마케팅은 이런 게 아닌데…’ 같은 고민 글이다.

단도직입적으로 말하겠다. 복사 잘하고 커피 잘 타는 사람이 일도 잘한다. 1980년대 말 모 기업에서 그룹사 최연소 임원으로 승진한 분이 신입시절 인간 복사기라고 불렸다고 한다. 그 사람에게 복사를 시키면 100장이든 500장이든 스테이플러 하나 성의 없게 뒤로 뾰족 튀어나온 부분이 없게 깔끔하게 일을 처리한다고 붙여진 별명이라고 들었다. 작은 일을 잘하는 사람이 큰일을 잘한다. 그리고 회사는 바로 그 아주 작고 사소한 일들 유기체처럼 연결되어 성과를 만들어 낸다.

셋. 베타 버전의 미학

신입시절 실수를 줄이는 아주 중요한 팁 중 하나는 베타버전을 먼저 만드는 것이다. 어떤 업무 결과물이든 완성품인 알파 버전을 만들기 전에 베타버전을 만들어서 방향성을 확인하라. 팀장이 품의를 반려하고 보고서를 다시 만들라고 하는 대부분의 이유는 내가 만든 보고서가 틀려서라기 보다 팀장이 원하는 방향과 결과물이 맞지 않아서다. 베타 버전을 만들어서 팀장에게 맞게 그림을 그리고 있는 것인지 내용을 듣고 그 피드백을 바탕으로 결과물을 정교화하고 완성하는 것이 좋다.

베타버전은 소프트웨어에 많이 사용하는 단어인데 정식 버전을 릴리즈하기 전에 유저에게 시험 사용해 보도록 하는 샘플 개념의 소프트웨어를 말한다. 지금 구글의 대표 서비스인 G메일은 서비스 공개 후 5년간 사용자들의 의견을 듣고 고객의 입맛에 맞춘 후 베타 딱지를 떼기도 하였다. 구글도 고객의 입맛을 맞추는데 5년이나 걸렸다. 신입사원도 직장 상사의 방향성을 맞추는데 (Align) 시간이 필요한 것이 당연하다. 너무 조급하게 생각할 필요 없다.



이 글은 커플즈 코리아 http://www.coupleskorea.com 3월 호에 기고한 글입니다.

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